Jak přidat kontakty a doložit souhlas

Obchodní sdělení e-mailem smíte posílat jen tomu, kdo k tomu dal souhlas, nebo vlastnímu zákazníkovi v mezích zákonné výjimky. Pokud se zpracování opírá o souhlas, musíte umět doložit, že ho kontakt dal (čl. 7 odst. 1 GDPR). Tento návod ukazuje, jak kontakty do Poštárny přidat tak, aby u každého zůstal záznam, odkud a kdy souhlas pochází.

Kdo za souhlas odpovídá#

Za to, že máte ke kontaktům právní základ, odpovídáte vy jako správce osobních údajů. Podle čl. 5 odst. 2 GDPR správce odpovídá za dodržení zásad zpracování a musí být schopen to doložit. Poštárna data zpracovává podle vašich pokynů jako zpracovatel (čl. 28 GDPR, smlouva o zpracování osobních údajů). Aplikace vám souhlas ukládá a dokládá, ale nerozhoduje za vás, jestli ho máte.

Souhlas musíte umět doložit vy jako správce (čl. 7 odst. 1 GDPR), proto kupované nebo převzaté databáze do Poštárny nepatří a antispamová pravidla importu je zakazují. Nákup adres výslovně zakazují i pravidla Gmailu pro odesílatele („Don't purchase email addresses from other companies“).

Ruční přidání jednoho kontaktu#

Ručně přidáváte kontakt, který vám souhlas dal mimo web, například na veletrhu nebo e-mailem, a vy máte doklad.

1. Otevřete formulář nového kontaktu: v Kontakty a seznamy › Kontakty klikněte na Vytvořit kontakt.
2. Vyplňte adresu a údaje: e-mail je povinný, jméno, telefon, seznamy a další pole jsou volitelná. Pohlaví, svátek a oslovení se doplní podle jména.
3. Přiřaďte účel zpracování: v části Přiřazení účelu zpracování zapněte Přiřadit účel zpracování a vyberte účel, například zasílání obchodních sdělení. Účely spravujete v Kontakty a seznamy › Účely zpracování os. údajů.
4. Zadejte, od kdy souhlas platí: zvolte Od této chvíle, nebo vlastní datum, kdy vám kontakt souhlas skutečně dal. Souhlas pak platí po dobu nastavenou u účelu.
5. Uložte kontakt: tlačítko Přidat kontakt založí kontakt a zapíše souhlas s účelem, datem a tím, kdo ho zadal.

Doklad o souhlasu (podepsaný formulář, e-mail, záznam z akce) uchovávejte mimo Poštárnu. Aplikace eviduje, že souhlas zadal přihlášený uživatel, samotný doklad ale nemá. U slovenských adresátů ukládá zákon uchovávat trvanlivé médium se zaznamenaným souhlasem nejméně čtyři roky od jeho odvolání (§ 116 ods. 5 zákona č. 452/2021 Z. z.).

Slabý souhlas: kontakt bez účelu#

Když u ručně přidaného kontaktu účel nepřiřadíte, kontakt dostane slabý souhlas. Kampaně a automatizace ho vynechávají. Při výběru příjemců kampaně ho uvidíte mezi vyřazenými s důvodem Slabý souhlas. Hodí se to pro adresy, které potřebujete mít v databázi (například kontaktní osobu dodavatele), ale nesmíte jim posílat obchodní sdělení.

Slabý souhlas zmizí, když kontakt potvrdí přihlášení přes formulář s double opt-in, nebo když ho znovu naimportujete se souhlasem a doložením původu.

Malý import s doložením souhlasu#

Import použijete pro víc kontaktů najednou, například pro seznam z předchozího nástroje nebo z akce. V Kontakty a seznamy › Importy klikněte na Nový import.

1. V kroku Obecné informace potvrďte antispamová pravidla: importovat smíte jen kontakty, které vám daly souhlas nebo jsou vašimi zákazníky.
2. Nahrajte soubor CSV nebo kontakty vložte, vyberte seznamy a přiřaďte sloupce.
3. V kroku Účel zpracování vyberte účel a od kdy platí: od této chvíle, jedno datum pro všechny, nebo datum souhlasu ze sloupce souboru.
4. Vyplňte Doložení souhlasu: kde kontakty souhlas daly (formulář na webu, objednávka v e-shopu se zaškrtnutým odběrem, předchozí nástroj, akce, jinak), jak jste ho získali, kdy souhlasy vznikly a odkaz na doklad (formulář nebo export z předchozího nástroje). Když jsou data souhlasů ve sloupci souboru, odkaz není povinný.

Bez doložení souhlasu import neproběhne. Doložení nepotřebuje import ze SmartEmailingu, přihlášení přes formulář s potvrzením a automatické propojení s e-shopem. Před spuštěním Poštárna soubor zkontroluje (syntaxe adres, duplicity, obecné adresy jako info@, jednorázové schránky, domény bez poštovního serveru, stáří souhlasů). Import s podezřelým výsledkem čeká na kontrolu a jeho novým kontaktům se do té doby nic neposílá.

Kontakt, který se dříve odhlásil, zůstane odhlášený, i když ho soubor uvádí se souhlasem. Znovu ho přihlásí jen potvrzený double opt-in.

Potvrzovací e-mail při importu na Slovensku#

Import umí místo okamžitého přihlášení poslat kontaktům potvrzovací e-mail. U slovenských adresátů ale § 116 ods. 4 zákona č. 452/2021 Z. z. zakazuje používat elektronickou poštu na účely získání předchozího souhlasu. E-mail s prosbou o souhlas proto neposílejte adresám, které souhlas zatím nedaly.

Formulář s double opt-in jako doklad#

Nejsilnější doklad vznikne, když se kontakt přihlásí sám přes formulář s potvrzením odběru. K přihlášce se uloží IP adresa, prohlížeč, stránka a přesné znění souhlasu, a souhlas se zapíše až po kliknutí na odkaz v potvrzovacím e-mailu. Postup krok za krokem je v návodu Formulář s potvrzením odběru (double opt-in), proč na tom záleží, vysvětluje článek Double opt-in a doložení souhlasu.

Pole pro souhlas nesmí být předem zaškrtnuté: podle bodu 32 odůvodnění GDPR „mlčení, předem zaškrtnutá políčka nebo nečinnost by tudíž neměly být považovány za souhlas“.

Vlastní zákazníci bez souhlasu (soft opt-in)#

Zákon připouští výjimku pro vlastní zákazníky. Podle § 7 odst. 3 zákona č. 480/2004 Sb. smí ten, kdo od zákazníka získal e-mail v souvislosti s prodejem výrobku nebo služby, posílat obchodní sdělení o vlastních obdobných výrobcích nebo službách. Zákazník musí mít jasnou a zřetelnou možnost takové využití jednoduše a zdarma odmítnout, a to i v každé jednotlivé zprávě.

Slovenská úprava je v § 116 ods. 15 zákona č. 452/2021 Z. z. a podle odseku 16 lze takto získané kontaktní údaje použít po dobu jednoho roku od ukončení smluvního vztahu. Podrobnosti jsou v článcích Obchodní sdělení podle zákona č. 480/2004 Sb. a Slovenská úprava: zákon č. 452/2021 Z. z..

V Poštárně u každého e-shopu v Nastavení › Firma nastavíte, kolik měsíců od poslední dokončené objednávky smí zákazníci bez dalšího souhlasu dostávat obchodní sdělení. Slovenský e-shop má výchozí hodnotu 12 měsíců, u ostatních e-shopů lhůta nastavená není. Po jejím uplynutí kampaně i automatizace takového zákazníka vynechají.

Shrnutí#

Pojmy jako double opt-in najdete ve slovníku.

Všechny návody