Zásady ochrany osobních údajů služby Poštárna
Verze 1.0, účinná od 12. 10. 2026
1. Správce a kontakt
1.1 Správcem osobních údajů popsaných v těchto zásadách je společnost deriverge s.r.o., IČO 19456361, DIČ CZ19456361, se sídlem č.p. 201, 687 52 Korytná, Česká republika, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Brně, oddíl C, vložka 134680 (dále jen „my“).
1.2 S dotazy a žádostmi týkajícími se osobních údajů se obracejte na podpora@postarna.cz, telefonicky na +420 777 849 095 nebo písemně na adresu sídla.
1.3 Pověřence pro ochranu osobních údajů jsme nejmenovali, protože nám to při současném rozsahu zpracování právní předpisy neukládají.
2. Koho se zásady týkají
2.1 Zásady popisují, jak zpracováváme osobní údaje:
a) uživatelů služby Poštárna, tedy osob, které si založí účet nebo jsou do účtu pozvány,
b) zástupců, kontaktních osob a fakturačních kontaktů našich zákazníků a zákazníků, kteří jsou fyzickými osobami podnikateli,
c) osob, které nás kontaktují nebo nám oznámí protiprávní obsah,
d) návštěvníků přihlašovacích, registračních a informačních stránek aplikace.
2.2 Zásady se nevztahují na kontakty, kterým naši zákazníci posílají e-maily, ani na návštěvníky webů našich zákazníků. Pro tyto údaje je správcem zákazník, tedy firma, od které e-maily dostáváte, a my jsme jen jeho zpracovatelem. S žádostí o přístup, opravu nebo výmaz se obraťte na tuto firmu. Odhlásit se můžete odkazem v každém e-mailu. Žádost, která přijde nám, předáme příslušnému zákazníkovi.
3. Jaké údaje zpracováváme
3.1 Údaje účtu: e-mail, jméno a příjmení (pokud je vyplníte), zvolený jazyk a vzhled aplikace, firmy, ke kterým máte přístup, vaše role a čas posledního přihlášení.
3.2 Přihlašovací údaje: heslo ukládáme jen jako jednosměrný otisk (scrypt), nikdy v čitelné podobě. Jednorázové kódy z e-mailu ukládáme také jen jako otisk. Tajný klíč pro ověření aplikací v telefonu ukládáme šifrovaný. U klíčů API ukládáme jen jejich otisk a začátek klíče.
3.3 Údaje z registrace a o smlouvě: název firmy, adresa webu e-shopu, země, zvolený tarif a verze dokumentů, se kterými jste souhlasili při registraci a při objednávce tarifu, s časem a IP adresou souhlasu.
3.4 Fakturační a platební údaje: jméno, e-mail a telefon fakturačního kontaktu, název firmy, IČO, DIČ, adresa, údaj o registraci k DPH, vystavené faktury a dobropisy, upomínky a platby (částka, datum, variabilní symbol, číslo účtu a jméno plátce z bankovního výpisu). Název a adresu firmy můžeme na váš pokyn převzít z veřejného rejstříku ARES podle IČO, které zadáte.
3.5 Bezpečnostní a technické záznamy: přihlášení a aktivní relace (čas, IP adresa a typ prohlížeče), neúspěšné pokusy o přihlášení a o zadání kódu, záznam o důležitých úkonech v účtu (kdo, kdy a co udělal, například schválení kampaně, export kontaktů nebo změna oprávnění; u přihlášení, odhlášení, změny hesla a zapnutí nebo vypnutí ověření aplikací také IP adresa), záznam o nahlédnutí podpory do účtu a technické záznamy provozu u poskytovatele hostingu (například IP adresa a čas požadavku).
3.6 Komunikace s námi: obsah e-mailů, které nám pošlete, a naše odpovědi.
3.7 Údaje získáváme od vás, od správce účtu vaší firmy (váš e-mail a role při pozvání), z bankovních výpisů, z rejstříku ARES a z používání služby.
4. Účely a právní základy
4.1 Vedení účtu a poskytování služby. Právní základ: plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR), jste-li naším zákazníkem jako podnikatel fyzická osoba; u zaměstnanců a dalších uživatelů zákazníka náš oprávněný zájem poskytovat službu zákazníkovi, který je do účtu pozval (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR).
4.2 Zabezpečení účtů a služby: kód z e-mailu, omezení počtu pokusů, bezpečnostní záznamy a prověření podezření na zneužití. Právní základ: oprávněný zájem na ochraně účtů, dat zákazníků a služby (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR) a povinnost zabezpečit zpracování podle čl. 32 GDPR.
4.3 Systémové e-maily (kódy pro přihlášení, registraci a obnovu hesla, pozvánky, faktury a upomínky) a provozní oznámení (změny dokumentů a ceníku, plánovaná údržba, bezpečnostní upozornění). Právní základ: plnění smlouvy a oprávněný zájem; bez těchto e-mailů nelze službu používat.
4.4 Fakturace, účetnictví a daně. Právní základ: plnění právní povinnosti podle předpisů o účetnictví a dani z přidané hodnoty (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR). Párování plateb, upomínky a vymáhání pohledávek: oprávněný zájem na zaplacení ceny.
4.5 Dodržování pravidel služby: schválení ostrého odesílání nového účtu, kontrola dodržování Zásad používání a pravidel rozesílání, vyřizování stížností a oznámení protiprávního obsahu. Právní základ: oprávněný zájem a plnění povinností podle nařízení o digitálních službách (čl. 6 odst. 1 písm. c) a f) GDPR).
4.6 Podpora, reklamace a odpovědi na dotazy. Právní základ: oprávněný zájem vyřídit váš požadavek, případně plnění smlouvy.
4.7 Prokázání uzavření smlouvy a přijatých verzí dokumentů a obrana právních nároků. Právní základ: oprávněný zájem.
4.8 Obchodní sdělení vám neposíláme. Automatizované rozhodování s právními účinky neprovádíme; automatické mechanismy, například dočasné zablokování přihlášení po opakovaných chybných pokusech, zastavení ostrého odesílání při překročení limitu bezplatného tarifu nebo při prodlení s platbou, se řídí pevnými pravidly ze smlouvy a kdykoli je můžete řešit s naší podporou.
5. Jak dlouho údaje uchováváme
5.1 Údaje účtu uchováváme po dobu, kdy máte přístup alespoň k jedné firmě. Pak účet smažeme do 30 dnů. Pokud skončí smlouva celé firmy, smažeme účty jejích uživatelů spolu s daty firmy do 60 dnů od skončení smlouvy, ledaže mají přístup k jiné firmě.
5.2 Jednorázové kódy přestanou platit po 10 minutách nebo po použití. Záznamy o kódech a počítadla neúspěšných pokusů o přihlášení mažeme nejpozději do 7 dnů.
5.3 Záznamy o přihlášeních, neúspěšných pokusech o přihlášení a relacích uchováváme 12 měsíců od přihlášení, pokusu nebo skončení relace.
5.4 Záznamy o důležitých úkonech v účtu uchováváme 3 roky od jejich vzniku, nejdéle však do výmazu dat firmy po skončení smlouvy.
5.5 Údaje o uzavření smlouvy (identifikace firmy a správců účtu, verze dokumentů, se kterými souhlasili, čas a IP adresa souhlasu) a důležitá oznámení uchováváme 4 roky od skončení smlouvy, abychom mohli prokázat její uzavření a obsah a bránit se případným nárokům.
5.6 Komunikaci s podporou, reklamace a oznámení protiprávního obsahu uchováváme 3 roky od jejich vyřízení.
5.7 Faktury, dobropisy a další účetní a daňové doklady uchováváme 10 let od konce roku, ve kterém vznikly, jak ukládají předpisy o dani z přidané hodnoty a o účetnictví. Ostatní fakturační údaje mažeme spolu s daty firmy.
5.8 Zálohy databáze uchováváme nejvýše 30 dní; údaje smazané v aplikaci z nich zmizí nejpozději do 30 dnů. Technické záznamy provozu uchovává poskytovatel hostingu nejvýše 30 dní.
6. Komu údaje předáváme
6.1 Pro provoz služby využíváme tyto zpracovatele:
a) Render Services, Inc., 525 Brannan Street, Suite 300, San Francisco, CA 94107, USA: hosting aplikace, databáze a souborů (správce souborů), zpracování požadavků veřejných stránek a skriptů; místo zpracování: datové centrum ve Frankfurtu nad Mohanem, Německo (EU).
b) Amazon Web Services EMEA SARL, 38 Avenue John F. Kennedy, L-1855 Luxembourg: odesílání e-mailů službou Amazon SES a příjem hlášení o doručení, nedoručení a stížnostech (Amazon SNS); místo zpracování: region eu-north-1, Stockholm, Švédsko (EU).
c) Google Cloud EMEA Limited, 70 Sir John Rogerson's Quay, Dublin 2, Ireland: e-mailová schránka podpory podpora@postarna.cz a podpora@postarna.sk (Google Workspace); osobní údaje kontaktů se do ní dostanou, jen když je podpoře pošle zákazník nebo sám adresát; místo zpracování: datová centra Google v EU i mimo ni.
6.2 Se zpracovateli máme smlouvy o zpracování osobních údajů, které je zavazují údaje chránit a používat jen pro nás.
6.3 Editor e-mailů v aplikaci načítá písma ze služby Google Fonts (Google Ireland Limited) a náhledy fotografií z obrazové banky Pixabay (Pixabay GmbH, Německo). Váš prohlížeč jim přitom předá IP adresu a údaje o prohlížeči, jako u každého obrázku nebo písma z cizího webu. Tito poskytovatelé s nimi nakládají podle svých zásad.
6.4 Platby přijímáme na účet u banky, která o nich vede vlastní záznamy jako správce. Správci účtu vaší firmy vidí jméno, e-mail, role a stav uživatelů firmy a to, zda mají zapnuté ověření aplikací v telefonu.
6.5 Údaje předáme orgánům veřejné moci, pokud nám to ukládá právní předpis, a našim poradcům vázaným mlčenlivostí (například advokátovi, daňovému poradci nebo účetní kanceláři), pokud je to nutné k plnění našich povinností nebo k obraně našich práv.
6.6 Údaje neprodáváme, nepoužíváme je k reklamě a nevkládáme je do nástrojů umělé inteligence.
7. Předávání mimo Evropskou unii
7.1 Údaje služby ukládáme v Evropské unii. Naši zpracovatelé však patří do skupin se sídlem v USA a k údajům mohou přistupovat i z USA nebo z jiných třetích zemí, například při podpoře, správě infrastruktury nebo zpracování technických záznamů. Schránka podpory může být uložena i mimo EU.
7.2 Předání do USA se opírá o rozhodnutí Evropské komise, podle kterého rámec EU-USA pro ochranu údajů (Data Privacy Framework) zajišťuje odpovídající úroveň ochrany (prováděcí rozhodnutí Komise (EU) 2023/1795). Render Services, Inc., Amazon.com, Inc. (včetně Amazon Web Services, Inc.) a Google LLC jsou do tohoto rámce zapojeny. Pro předání do jiných třetích zemí a pro případ, že by toto rozhodnutí přestalo platit, slouží standardní smluvní doložky podle prováděcího rozhodnutí Komise (EU) 2021/914, které jsou součástí našich smluv s těmito poskytovateli.
7.3 Na požádání vám sdělíme podrobnosti o těchto zárukách a poskytneme jejich kopii.
8. Vaše práva
8.1 Máte právo:
a) na přístup ke svým osobním údajům a na jejich kopii,
b) na opravu nepřesných údajů; jméno, jazyk a vzhled můžete změnit sami v nastavení, fakturační údaje správce účtu v části Tarif a faktury,
c) na výmaz, například pokud údaje už nepotřebujeme nebo je zpracováváme protiprávně,
d) na omezení zpracování,
e) na přenositelnost údajů, které jste nám poskytli a které zpracováváme automatizovaně na základě smlouvy.
8.2 Proti zpracování založenému na oprávněném zájmu (článek 4) můžete kdykoli vznést námitku. Údaje pak dál nezpracujeme, ledaže prokážeme závažné oprávněné důvody, které převažují nad vašimi zájmy nebo právy a svobodami, nebo je potřebujeme k určení, výkonu nebo obhajobě právních nároků.
8.3 Žádost nebo námitku pošlete na podpora@postarna.cz. Odpovíme bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce; ve složitých případech můžeme lhůtu o dva měsíce prodloužit a dáme vám vědět. Abychom údaje nepředali nesprávné osobě, můžeme ověřit vaši totožnost.
8.4 Máte právo podat stížnost u dozorového úřadu. V Česku je to Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.gov.cz. Pokud žijete nebo pracujete na Slovensku, můžete se obrátit také na Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, Galvaniho 7/B, 821 04 Bratislava, www.dataprotection.gov.sk.
9. Povinnost údaje poskytnout
9.1 E-mail a heslo jsou nutné k založení účtu a k přihlášení. Název firmy, web e-shopu a země jsou nutné k registraci firmy. Fakturační údaje jsou nutné k objednávce placeného tarifu a k vystavení faktury. Bez nich službu poskytnout nemůžeme. Jméno a příjmení vyplňovat nemusíte.
10. Zabezpečení
10.1 Údaje chráníme šifrovaným spojením (HTTPS), kódem z e-mailu při každém přihlášení, volitelným ověřením aplikací v telefonu, otisky hesel a kódů, oddělením dat jednotlivých firem v databázi, omezením počtu pokusů, záznamy o přihlášeních a úkonech a zálohami. Podrobnosti uvádí příloha 2 Smlouvy o zpracování osobních údajů.
10.2 Pokud by porušení zabezpečení osobních údajů pravděpodobně vedlo k vysokému riziku pro vaše práva a svobody, budeme vás bez zbytečného odkladu informovat.
11. Cookies
11.1 Aplikace používá jen nezbytné cookies a úložiště prohlížeče pro nastavení. Podrobnosti uvádějí Zásady používání cookies.
12. Změny a účinnost
12.1 Zásady aktualizujeme, když se změní zpracování, například zpracovatelé nebo funkce služby. Podstatné změny oznámíme nejméně 30 dní předem e-mailem uživatelům s rolí správce účtu a oznámením v aplikaci; každou verzi s popisem změn najdete v části Verze a historie změn.
12.2 Tyto zásady ve verzi 1.0 jsou účinné od 12. 10. 2026.
Verze a historie změn
Verze 1.0, účinná od 12. 10. 2026: První znění zásad ochrany osobních údajů. Nahrazuje návrh ze dne 5. 10. 2026.