Zásady používání a pravidla rozesílání
Verze 1.0, účinná od 12. 10. 2026
1. Úvod
1.1 Tyto zásady jsou součástí smlouvy o poskytování služby Poštárna podle obchodních podmínek. Určují, k čemu se služba nesmí používat, komu a jak smí zákazník přes Poštárnu posílat e-maily, a popisují, co pro dobrou doručitelnost dělá Poštárna sama.
1.2 Zásady chrání adresáty, zákazníky i pověst odesílacích serverů, kterou zákazníci služby sdílejí. Platí pro kampaně, automatizace, transakční e-maily i potvrzovací e-maily formulářů a pro formuláře a skripty, které zákazník vloží na svůj web.
2. Právní důvod pro každého adresáta
2.1 Zákazník posílá obchodní sdělení jen adresátům, u kterých k tomu má platný právní důvod a umí ho doložit. Dodržuje právo státu, ve kterém adresát obchodní sdělení dostává. Hlavní pravidla pro Česko a Slovensko shrnujeme níže; nenahrazují znění předpisů.
2.2 Česko, zákon č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti (§ 7):
a) obchodní sdělení lze e-mailem poslat tomu, kdo k tomu dal předchozí souhlas,
b) bez souhlasu lze psát jen vlastnímu zákazníkovi, od kterého zákazník získal e-mailovou adresu v souvislosti s prodejem výrobku nebo služby, a jen o vlastních obdobných výrobcích nebo službách; adresát musí mít jasnou a zřetelnou možnost takové využití své adresy jednoduše a zdarma odmítnout při jejím získání i v každé zprávě,
c) každé obchodní sdělení musí být zřetelně a jasně označeno jako obchodní sdělení, nesmí skrývat totožnost odesílatele a musí obsahovat platnou adresu, na kterou může adresát poslat žádost, aby mu další sdělení nechodila.
2.3 Slovensko, zákon č. 452/2021 Z. z., o elektronických komunikacích (§ 116):
a) přímý marketing e-mailem je možný jen s předchozím prokazatelným souhlasem adresáta, získaným ještě před jeho oslovením; žádat o souhlas e-mailem je zakázáno,
b) při získání souhlasu je nutné uvést, jak ho lze jednoduše odvolat; doklad o souhlasu je nutné uchovávat nejméně 4 roky od jeho odvolání a odvolání je nutné adresátovi prokazatelně potvrdit nejpozději do 30 dnů,
c) bez souhlasu lze propagovat vlastní podobné zboží a služby zákazníkovi, od kterého zákazník získal kontakt v souvislosti s prodejem zboží nebo služeb, a to jen po dobu jednoho roku od skončení smluvního vztahu; adresát musí mít možnost takové využití jednoduše a bezplatně odmítnout při získání kontaktu i v každé zprávě,
d) je zakázáno posílat e-maily, ze kterých není známa totožnost a adresa odesílatele, na kterou může adresát poslat žádost o ukončení zasílání.
2.4 U e-shopů na Slovensku Poštárna ve výchozím nastavení vyřadí z kampaní i automatizací zákazníky, kteří v daném e-shopu za posledních 12 měsíců nedokončili žádnou objednávku a e-maily dostávají jen na základě zákaznické výjimky. Nastavení je v aplikaci u firmy (Zákaznická výjimka); zákazník odpovídá za to, aby odpovídalo předpisům.
2.5 Zákazník má pro zpracování adres právní základ podle čl. 6 GDPR a adresátům poskytne informace podle čl. 13 GDPR, včetně toho, že e-maily posílá přes zpracovatele a zda sleduje otevření a prokliky. Odkaz na své zásady ochrany osobních údajů zobrazí ve formulářích a na stránkách odběru.
3. Zakázané zdroje adres
3.1 Zákazník nesmí do Poštárny nahrávat ani obesílat adresy, které nezískal přímo od adresáta, zejména:
a) koupené, pronajaté, vyměněné nebo jinak převzaté databáze,
b) adresy posbírané z webů, sociálních sítí, veřejných rejstříků a katalogů, a to ani tam, kde by předpisy oslovení zveřejněných kontaktů podnikatelů jinak dovolovaly,
c) adresy, které zákazník získal pro jiný účel nebo pro jinou značku, než pod kterou píše,
d) souhlasy získané pro jiného odesílatele,
e) vymyšlené, neexistující nebo náhodně vytvořené adresy a obecné adresy, které nepatří konkrétnímu příjemci (například seznamy distribuce), pokud k nim zákazník nemá souhlas.
3.2 Na výzvu provozovatele zákazník bez zbytečného odkladu, nejpozději do 7 dnů, doloží, odkud adresy získal a na jakém právním základě je obesílá.
4. Odesílatel a obsah
4.1 Jméno a adresa odesílatele musí jasně identifikovat zákazníka nebo jeho značku, pod kterou adresát dal souhlas nebo nakoupil. Odpovědi na adresu odesílatele nebo na adresu pro odpovědi musí být doručitelné.
4.2 Každý e-mail kampaně a automatizace obsahuje identifikaci zákazníka. Pokud vlastní patička e-mailu nemá odkaz na odhlášení nebo údaje o odesílateli, doplní Poštárna standardní patičku s označením obchodního sdělení, názvem firmy, webem e-shopu a odkazem na odhlášení.
4.3 Zákazník zajistí, aby bylo každé obchodní sdělení zřetelně označeno jako obchodní sdělení. Standardní patička Poštárny toto označení obsahuje; používá-li zákazník vlastní patičku, zajistí ho sám.
4.4 Předmět ani obsah nesmí klamat o odesílateli, účelu nebo obsahu zprávy.
4.5 Odkazy a obrázky musí fungovat i po odeslání a nesmí vést na škodlivé nebo podvodné stránky.
4.6 Sledování otevření a prokliků nastavuje zákazník u každé kampaně a u každého e-mailu automatizace; v nové kampani a v novém e-mailu automatizace je zapnuté, dokud ho zákazník nevypne. Otevření se měří neviditelným obrázkem a prokliky přesměrováním odkazů přes server Poštárny. Zákazník o sledování informuje adresáty a zajistí pro ně právní základ; podle pokynů Evropského sboru pro ochranu osobních údajů 2/2023 může sledování otevření vyžadovat souhlas adresáta.
5. Odhlášení
5.1 Každý e-mail kampaně a automatizace obsahuje odkaz na odhlášení a hlavičku pro odhlášení jedním kliknutím (List-Unsubscribe), kterou využívají poskytovatelé schránek.
5.2 Odhlášení platí okamžitě. Poštárna adresu zapíše na seznam potlačených adres, před každým dalším e-mailem to znovu kontroluje a odhlášení zaznamená včetně času, IP adresy a typu prohlížeče.
5.3 Odkaz na odhlášení nesmí být skrytý, nečitelný ani podmíněný přihlášením nebo poplatkem.
5.4 Žádost o odhlášení, která přijde jinou cestou, například odpovědí na e-mail, zákazník vyřídí bez zbytečného odkladu, například přidáním adresy na blacklist. Na Slovensku musí odvolání souhlasu adresátovi také prokazatelně potvrdit (odstavec 2.3 písm. b).
6. Seznam potlačených adres
6.1 Poštárna už nikdy neobešle adresy, které se odhlásily, jsou trvale nedoručitelné, ze kterých přišla stížnost na nevyžádanou poštu, které opakovaně nepřevzaly e-mail (ve výchozím nastavení třikrát po sobě), které jsou neplatné nebo které zákazník přidal na blacklist.
6.2 Adresy ze seznamu nelze odstranit hromadně ani novým importem. Odhlášení a zápis na blacklist zruší jen nové potvrzení odběru samotným adresátem (dvojí souhlas). Adresu, kterou zákazník sám přidal na blacklist, může odebrat jednotlivě. Ostatní potlačené adresy zůstávají potlačené trvale.
6.3 Při výmazu kontaktu na žádost adresáta zůstane jeho adresa na seznamu potlačených adres, pokud na něm už byla (například po odhlášení, nedoručitelnosti nebo stížnosti), aby už nikdy nedostala e-mail.
7. Kvalita databáze a frekvence
7.1 Zákazník udržuje databázi aktuální, odstraňuje neplatné adresy a nové kontakty získává nejlépe s potvrzením odběru (dvojí souhlas, double opt-in), které formuláře Poštárny podporují.
7.2 Kontakty, které dlouho nereagují, zákazník neobesílá. Nové kampaně ve výchozím nastavení vynechávají neaktivní kontakty (angažovanost E).
7.3 Frekvence a obsah e-mailů odpovídají tomu, k čemu adresát dal souhlas nebo co může rozumně očekávat. Zákazník neobesílá celou databázi opakovaně během jednoho dne a dodržuje rozsah fair use podle článku 5.9 obchodních podmínek.
7.4 Před odesláním kampaně zákazník potvrdí přesný počet adresátů.
8. Limity a automatické pozastavení
8.1 Před odesláním každé dávky e-mailů Poštárna vyhodnocuje kampaň. Když po odeslání nejméně 200 e-mailů překročí podíl odhlášení 0,5 %, trvale nedoručitelných e-mailů 1 % nebo stížností na nevyžádanou poštu 0,1 %, kampaň sama pozastaví.
8.2 Stejné limity vyhodnocuje zvlášť pro každého poskytovatele schránek (například Seznam, Gmail nebo Microsoft) po odeslání nejméně 100 e-mailů jeho uživatelům. Při překročení pozastaví odesílání jen tomuto poskytovateli.
8.3 Automatizaci pozastaví, když tytéž limity překročí její e-maily za posledních 30 dní, a to po odeslání nejméně 200 e-mailů.
8.4 Kampaň se pozastaví také tehdy, když se počet adresátů před odesláním změní o více než 5 % oproti počtu, který zákazník potvrdil.
8.5 Uvedené limity jsou výchozí; provozovatel je může u zákazníka zpřísnit. U nového odesílatele se objem odesílání zvyšuje postupně během prvních 4 týdnů a platí denní limity a limity za minutu pro jednotlivé poskytovatele schránek.
8.6 Pozastavenou kampaň nebo automatizaci může zákazník znovu spustit. Předtím zjistí a odstraní příčinu. Při opakovaném překročení limitů může provozovatel odesílání omezit podle obchodních podmínek.
9. Zakázaný obsah a činnosti
9.1 Pro obsah e-mailů, formulářů a souborů platí článek 8 obchodních podmínek. Přes Poštárnu dále nelze propagovat ani nabízet:
a) hazardní hry bez povolení platného ve státě adresáta, sázkové tipy a systémy „jisté výhry“,
b) zbraně, střelivo a výbušniny, omamné a psychotropní látky a jejich prekurzory, léčiva na předpis a doplňky stravy se zdravotními tvrzeními v rozporu s předpisy,
c) investiční produkty, kryptoaktiva, půjčky a jiné finanční služby, k jejichž nabízení zákazník nemá povolení, pyramidové a podobné systémy a nabídky rychlého zbohatnutí,
d) padělky, zboží porušující práva duševního vlastnictví, falešné doklady, hodnocení a recenze,
e) obsah pro dospělé, eskortní a seznamovací služby s placeným obsahem pro dospělé,
f) obsah, který zneužívá důvěru nebo strach adresáta (falešné výzvy bank, dopravců a úřadů, výhry v soutěžích, kterých se adresát neúčastnil).
9.2 Před naplánováním kampaně Poštárna kontroluje obsah, například předmět, odkaz na odhlášení, patičku, obrázky a zástupné značky. Kampaň s chybou, kterou kontrola označí jako blokující, nelze naplánovat. Hodnocení obsahu z pohledu filtrů nevyžádané pošty je jen doporučení.
10. Formuláře a skripty na webu zákazníka
10.1 Formuláře Poštárny získávají souhlas aktivním úkonem návštěvníka; zákazník u formuláře uvede, k čemu se návštěvník přihlašuje a kde najde informace o zpracování osobních údajů. Předem zaškrtnutá políčka zákazník nepoužívá.
10.2 Vyskakovací formulář a skript sledování košíku ukládají údaje v prohlížeči návštěvníka nebo z něj čtou údaje (Zásady používání cookies, článek 6). Zákazník je na web vloží jen tehdy, když návštěvníky informuje a má jejich souhlas, pokud ho vyžaduje § 89 odst. 3 zákona č. 127/2005 Sb., o elektronických komunikacích, nebo § 109 odst. 8 slovenského zákona č. 452/2021 Z. z.
10.3 Data o košíku smí zákazník použít jen k e-mailům o opuštěném košíku zákazníkům, kterým smí posílat e-maily podle článku 2.
11. Kontrola a důsledky porušení
11.1 Provozovatel může dodržování zásad kontrolovat, zejména podle statistik odesílání, hlášení o stížnostech od poskytovatelů schránek a oznámení třetích osob, a vyžádat si od zákazníka doklady.
11.2 Při porušení zásad může provozovatel podle obchodních podmínek pozastavit kampaň, omezit odesílání, pozastavit účet nebo od smlouvy odstoupit. Zákazníkovi vždy sdělí důvody.
11.3 Pokud provozovatel porušení v jednom případě neřeší, neznamená to souhlas s ním.
12. Hlášení nevyžádané pošty
12.1 Kdo dostal přes Poštárnu nevyžádaný e-mail, může ho nahlásit na podpora@postarna.cz, nejlépe s celou zprávou včetně hlaviček. Odhlásit se může také odkazem v e-mailu.
13. Změny a účinnost
13.1 Zásady se mění postupem podle článku 17 obchodních podmínek: změnu provozovatel oznámí nejméně 30 dní předem e-mailem správcům účtu a oznámením v aplikaci a zákazník ji může odmítnout a smlouvu vypovědět. Kratší lhůtu lze použít jen u změny, kterou vyžaduje právní předpis.
13.2 Tyto zásady ve verzi 1.0 jsou účinné od 12. 10. 2026.
Verze a historie změn
Verze 1.0, účinná od 12. 10. 2026: První znění zásad používání a pravidel rozesílání.